Privacyverklaring en cookiebeleid Kunstgebouw

Persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn gegevens die betrekking hebben op een natuurlijk persoon. De persoon van wie persoonsgegevens worden verwerkt, wordt in deze Privacyverklaring de betrokkene genoemd. We verwerken persoonsgegevens van:

• Werknemers;
• Sollicitanten;
• (Potentiële) klanten;
• Zzp’ers/ freelancers die op basis van een overeenkomst van opdracht bij ons werkzaam zijn;
• Leveranciers;
• Bezoekers van onze website, indien ze daarvoor toestemming geven.

Voor zover een betrokkene een onderneming of instantie vertegenwoordigt waarmee we een zakelijke relatie onderhouden, dan verwerkt Kunstgebouw zo veel als mogelijk alleen de zakelijke gegevens van die persoon.

Doel van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze dienstverlening of omdat je deze zelf aan ons verstrekt bij correspondentie, adviesgesprekken en/of telefonisch contact. De persoonsgegevens die wij doorgaans verwerken zijn: voor- en achternaam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres en zakelijke contactgegevens zoals bedrijfsnaam, functie, discipline of sector waarin je werkzaam bent. Wij verwerken ook overige persoonsgegevens die actief worden verstrekt via formulieren en correspondentie. De hoeveelheid gegevens die we verwerken beperken we zoveel mogelijk afhankelijk van het doel waarvoor we de gegevens verwerken.

Gegevens van (potentiële) leveranciers of andere opdrachtnemers (waaronder zzp’ers en freelancers) zijn noodzakelijk voor de sluiting en uitvoering van de overeenkomst.
Bij inkoop is dat nodig om je te kunnen laten weten aan welke specificaties of wensen een bepaalde dienst wat ons betreft dient te voldoen, een offerte-aanvraag te kunnen toesturen of een bestelling te kunnen plaatsen, facturen te kunnen betalen en vlot en efficiënt te kunnen communiceren over andere aspecten van een overeenkomst.
Deze privacyverklaring is niet van toepassing op de werknemers van Kunstgebouw, maar wel op personen die bij Kunstgebouw solliciteren en/of hebben gesolliciteerd. Kunstgebouw verwerkt de gegevens van haar sollicitanten om uitvoering te kunnen geven aan het sollicitatietraject.

Hieronder staat voor een aantal doeleinden concreet beschreven welke persoonsgegevens wij verwerken.

Nieuwsbrief

De gegevens die je invult in het inschrijfformulier voor nieuwsbrieven, worden verwerkt door Laposta. Er is een verwerkersovereenkomst met Laposta afgesloten.
Wij hebben volledige toegang tot de ingevulde gegevens en gebruiken die alleen om jou een nieuwsbrief te sturen.
Voor tracking en rapportage van de verzonden nieuwsbrieven, maken wij gebruik van geanonimiseerde persoonlijke resultaten. Alle gegevens worden geregistreerd en persoonlijke resultaten getoond, maar het is niet zichtbaar om welk e-mailadres het gaat. De e-mailadressen worden door een willekeurige reeks tekens vervangen.

Bijeenkomsten

Wanneer je je aanmeldt voor één van onze bijeenkomsten of evenementen, vragen we hiervoor je voornaam, achternaam, bedrijfsnaam en e-mailadres. Wij gebruiken deze gegevens voor het afhandelen van je aanmelding, om inzicht te krijgen in de deelnemers aan een bijeenkomst, voor de afstemming van het programma en voor verantwoording naar partners en subsidiënten.
Je contactgegevens worden opgeslagen in ons relatiebeheersysteem.

Fotografie en video

Bij onze bijeenkomsten en evenementen maken wij foto’s en video-opnames. Deze kunnen gepubliceerd worden op onze websites, social media en in drukwerk. Wij vermelden bij aanvang of er opnames gemaakt zullen worden. Mocht je niet in beeld willen verschijnen dan kun je dit melden bij een van onze aanwezige medewerkers. Bij deelname van minderjarigen vragen wij schriftelijk toestemming van de ouders voor het gebruik van beeldmateriaal.

Delen van persoonsgegevens

Wij delen jouw persoonsgegevens alleen met derden voor zover dat voor de uitvoering van de overeenkomst noodzakelijk is, met inachtneming van de hierboven genoemde doeleinden. Er worden geen persoonsgegevens met derde(n) gedeeld voor commerciële doeleinden.

Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de in artikel 3 van de AVG genoemde doeleinden van de gegevensverwerking dan wel op grond van de wet- en regelgeving is vereist. Kunstgebouw hanteert in dat kader de volgende bewaartermijn:

• Administratie van crediteuren en debiteuren bewaren wij in overeenstemming met de Wet op de Rijksbelasting 7 jaar.
• Heb je bij ons gesolliciteerd, dan bewaren wij je persoonsgegevens maximaal 2 maanden, tenzij wij je toestemming hebben om je gegevens langer op te slaan in ons bestand. Wij zullen je gegevens in dat geval maximaal 1 jaar bewaren.
• Persoonsgegevens in het relatiebestand voor de nieuwsbrief bewaren wij tot een jaar na een uitschrijving voor de nieuwsbrief.
• Persoonsgegevens in het relatiebestand voor bijeenkomsten bewaren wij tot 2 jaar na de bijeenkomst/cursus.

Jouw rechten

Contactgegevens t.b.v. nieuwsbrief
Wil je dat je contactgegevens die zijn opgeslagen in ons relatiebeheersysteem verwijderd worden, of wil je een overzicht ontvangen van alle gegevens, dan kun je hiervoor een verzoek sturen.

Beeldmateriaal
Ook achteraf is het mogelijk bezwaar te maken tegen het gebruik van beeldmateriaal. Wil je liever dat we een foto of video waarin je te zien bent verwijderen? Laat ons dit weten en vermeld de url van de pagina waarop je de media hebt aangetroffen. De foto of video wordt dan zo spoedig mogelijk verwijderd.

Algemeen
Je hebt altijd het recht om Kunstgebouw te vragen om jouw eigen persoonsgegevens te mogen inzien. Ook kan je Kunstgebouw verzoeken om jouw persoonsgegevens aan te vullen of te wijzigen. Daarnaast heb je het recht om Kunstgebouw te verzoeken om je persoonsgegevens te wissen of het gebruik daarvan te beperken en kun je bij ons bezwaar maken tegen het verzamelen en gebruiken van jouw gegevens of een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Tot slot kan je ons verzoeken om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken over te dragen aan een andere partij. Wij zorgen dat we je verzoek zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen een maand in behandeling nemen. Wij kunnen vragen naar een vorm van identificatie om misbruik te voorkomen.